Poczta była dopiero początkiem: migracja poczty do Microsoft 365 w firmie

Firmowa poczta działała od lat u tradycyjnego dostawcy hostingu. Pracownicy znali swoje skrzynki, wiadomości docierały, a z zewnątrz nie było widać większego problemu. Jednak wraz z rozwojem organizacji coraz wyraźniej było widać, że dotychczasowe rozwiązanie nie nadąża za potrzebami niemal stuosobowej firmy.

Przeprowadzona przez NodeIT migracja poczty do Microsoft 365 nie była więc wyłącznie zmianą serwera pocztowego. Stała się początkiem szerszej modernizacji sposobu, w jaki firma zarządza kontami pracowników, dostępem do informacji i codzienną współpracą.

W tym case study pokazujemy nie techniczne szczegóły, lecz biznesową stronę projektu: z jakimi wyzwaniami mierzył się klient, dlaczego zdecydował się na zmianę i co zyskał po przejściu do Microsoft 365.

Ze względu na poufność projektu nie ujawniamy nazwy klienta ani informacji pozwalających na jego identyfikację.

Poczta działała, ale firma potrzebowała czegoś więcej

Tradycyjna poczta hostingowa może dobrze spełniać swoją funkcję w małej organizacji. Problemy zaczynają być widoczne, gdy firma się rozwija, zatrudnia kolejnych pracowników i zaczyna korzystać z większej liczby aplikacji oraz urządzeń.

W przypadku naszego klienta poczta była jednym z kilku oddzielnych środowisk. Pracownicy posiadali konta w firmowej sieci, osobne dane logowania do poczty i kolejne konta do innych narzędzi.

Każde zatrudnienie nowej osoby oznaczało konieczność przygotowania kilku niezależnych dostępów. Podobna sytuacja występowała przy zmianie stanowiska lub odejściu pracownika.

Z perspektywy zarządu oznaczało to przede wszystkim:

• większą zależność od ręcznych działań administratorów,
• trudniejsze zarządzanie dostępem do danych,
• brak jednego, uporządkowanego środowiska pracy,
• ograniczone możliwości dalszego rozwoju,
• coraz więcej czasu poświęcanego na obsługę podstawowych spraw związanych z kontami i pocztą.

Klient nie potrzebował po prostu większych skrzynek. Potrzebował rozwiązania, które będzie można rozwijać razem z firmą.

Decyzja o przejściu do Microsoft 365

Po analizie obecnego środowiska zdecydowaliśmy, że właściwym kierunkiem będzie wdrożenie Microsoft 365 dla firmy.

Jednym z najważniejszych elementów platformy jest Exchange Online, czyli biznesowa poczta działająca w środowisku Microsoft. Nie jest to jednak wyłącznie miejsce do przechowywania wiadomości. Poczta może współpracować z kalendarzami, kontaktami i pozostałymi usługami wykorzystywanymi przez organizację. Microsoft przedstawia Exchange Online jako usługę pocztową dla firm dostępną samodzielnie lub w ramach pakietów Microsoft 365.

Podstawą nowego środowiska klienta zostały licencje Microsoft 365 Business Premium. Większość pracowników otrzymała jeden, spójny zestaw narzędzi przeznaczony do codziennej pracy. Dla stanowisk o innych potrzebach dobrano osobne licencje Exchange Online oraz dodatkowe usługi, takie jak Planner, Visio i Microsoft 365 Copilot Business.

Nie wybieraliśmy jednego pakietu dla wszystkich. Licencje zostały dopasowane do rzeczywistych ról pracowników.

To ważne, ponieważ dobrze zaplanowane wdrożenie Microsoft 365 nie polega na zakupie najdroższej licencji dla każdej osoby. Chodzi o zbudowanie środowiska, które odpowiada sposobowi działania firmy i nie generuje niepotrzebnych kosztów.

Microsoft 365 Business Premium łączy aplikacje biznesowe, usługi chmurowe oraz narzędzia związane z zarządzaniem i ochroną firmowego środowiska.

Migracja poczty do Microsoft 365 bez organizacyjnego chaosu

Największym wyzwaniem nie było samo przeniesienie danych. Kluczowe było wykonanie zmiany w taki sposób, aby pracownicy mogli nadal realizować swoje obowiązki, odpowiadać klientom i korzystać z dotychczasowych adresów e-mail.

Dlatego projekt został podzielony na kilka uporządkowanych etapów.

Najpierw poznaliśmy sposób działania firmy

Przed rozpoczęciem prac sprawdziliśmy, w jaki sposób poczta była wykorzystywana w poszczególnych działach.

Znaczenie miały nie tylko skrzynki przypisane do pracowników. W firmach funkcjonują także adresy ogólne, skrzynki działowe, konta wykorzystywane do obsługi klientów oraz adresy powiązane z innymi systemami.

Musieliśmy zrozumieć, które elementy są ważne dla sprzedaży, administracji, zarządu i pozostałych zespołów.

Takie podejście stosujemy przy wszystkich projektach, wdrożeniach i migracjach IT. Najpierw trzeba poznać organizację i jej priorytety, a dopiero później planować zmianę technologii.

Przygotowaliśmy nowe środowisko

Następnym krokiem było przygotowanie Microsoft 365 oraz kont użytkowników.

Zadbaliśmy o to, aby pracownicy zachowali znane im adresy e-mail i mogli płynnie przejść do nowego sposobu pracy. Jednocześnie uporządkowaliśmy strukturę kont i dostępów.

Dla właściciela firmy najważniejszy był efekt: zamiast kilku niezależnych systemów organizacja otrzymała jedno środowisko, które można centralnie rozwijać i nadzorować.

Przenieśliśmy skrzynki i historię korespondencji

Migracja obejmowała firmowe skrzynki oraz znajdującą się w nich korespondencję.

Wiadomości i foldery zostały przeniesione do nowego środowiska, dzięki czemu pracownicy nie zaczynali pracy od pustej skrzynki. Nadal mieli dostęp do wcześniejszej komunikacji z klientami, dostawcami i współpracownikami.

Prace zostały zaplanowane tak, aby ograniczyć wpływ zmiany na działalność firmy. Użytkownicy zostali wcześniej poinformowani, czego mogą się spodziewać i kiedy nastąpi przejście do Microsoft 365.

Dobra komunikacja okazała się równie ważna jak sama technologia.

Jedno konto pracownika zamiast kilku oddzielnych dostępów

Jednym z najważniejszych etapów projektu było połączenie lokalnego środowiska kont pracowników z Microsoft Entra ID.

Dla zarządu i użytkowników nie liczyła się nazwa technologii, lecz praktyczny rezultat.

Pracownik nie powinien zastanawiać się, czy do komputera, poczty i firmowej aplikacji używa różnych danych. Powinien otrzymać spójne konto, które jest zarządzane zgodnie z jego stanowiskiem i zakresem obowiązków.

Dzięki połączeniu lokalnego środowiska firmy z Microsoft 365 możliwe stało się bardziej uporządkowane zarządzanie użytkownikami. Założenie, zmiana lub wyłączenie konta nie wymaga już wykonywania tych samych czynności w wielu niezależnych miejscach.

Microsoft określa takie połączenie jako tożsamość hybrydową. Pozwala ono powiązać lokalne konta organizacji z usługami Microsoft 365 i innymi rozwiązaniami chmurowymi.

Z punktu widzenia firmy oznacza to:

• mniej ręcznych czynności,
• łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników,
• sprawniejsze zarządzanie zmianami stanowisk,
• szybsze odbieranie dostępów po zakończeniu współpracy,
• bardziej przejrzystą odpowiedzialność za konta użytkowników.

To właśnie w tym momencie projekt przestał być jedynie migracją poczty.

Pracownicy musieli wiedzieć, co się zmieni

Nawet najlepsze rozwiązanie może zostać źle przyjęte, gdy użytkownicy dowiadują się o zmianie dopiero po uruchomieniu komputera.

Dlatego przed migracją przygotowaliśmy komunikację dla pracowników. Użytkownicy wiedzieli, kiedy nastąpi przejście, czego spodziewać się podczas pierwszego logowania i gdzie zgłosić ewentualny problem.

Po uruchomieniu nowego środowiska zapewniliśmy wsparcie przy konfiguracji poczty na komputerach i urządzeniach mobilnych. Pomogliśmy również osobom, dla których zmiana dotychczasowych przyzwyczajeń była większym wyzwaniem.

W projektach obejmujących wielu użytkowników pomoc po wdrożeniu nie jest dodatkiem. Stanowi część całej migracji.

Dlatego NodeIT łączy realizację projektów z późniejszym helpdeskiem IT dla pracowników. Technologia musi nie tylko zostać poprawnie wdrożona, ale również działać w codziennej pracy.

Co zmieniło się po migracji?

Najbardziej widoczną zmianą była oczywiście nowa poczta firmowa. Jednak dla klienta znacznie ważniejsze okazały się efekty, które pojawiły się wokół niej.

Uporządkowane zarządzanie pracownikami

Konta użytkowników przestały funkcjonować jako niezależne elementy rozsiane po różnych usługach. Firma otrzymała bardziej spójny sposób zarządzania dostępem.

Ma to szczególne znaczenie przy zatrudnianiu nowych osób, zmianach organizacyjnych i zakończeniu współpracy z pracownikiem.

Łatwiejsza praca poza biurem

Pracownicy mogą korzystać z poczty i innych firmowych narzędzi zarówno w biurze, jak i podczas pracy zdalnej lub wyjazdu służbowego.

Dostęp do najważniejszych informacji nie jest już tak mocno związany z konkretnym komputerem czy lokalizacją.

Lepsza współpraca między działami

Microsoft 365 umożliwia stopniowe rozwijanie współpracy o wspólne kalendarze, pliki, zadania i przestrzenie zespołowe.

Klient nie musiał wdrażać wszystkich usług jednocześnie. Najpierw uporządkowana została poczta i konta, a kolejne możliwości mogą być uruchamiane wtedy, gdy firma będzie na nie gotowa.

Sprawniejsze zarządzanie licencjami

Licencje zostały dobrane do konkretnych stanowisk.

Większość użytkowników korzysta z Microsoft 365 Business Premium, natomiast osoby o węższym zakresie potrzeb otrzymały odpowiednio dobrane warianty Exchange Online. Specjalistyczne usługi zostały przypisane tylko tym pracownikom, którzy faktycznie ich potrzebują.

Pozwoliło to uniknąć zarówno braków funkcjonalnych, jak i płacenia za niewykorzystywane rozwiązania.

Fundament do dalszego rozwoju

Po migracji firma posiada środowisko, które może być dalej rozwijane bez budowania kolejnych niezależnych systemów.

Dotyczy to zarówno współpracy zespołowej, zarządzania firmowymi komputerami, jak i szerszego wykorzystania usług chmurowych.

Od poczty firmowej do Microsoft 365 Copilot

Dziesięciu wybranych użytkowników klienta otrzymało również licencje Microsoft 365 Copilot Business.

Nie było to przypadkowe wdrożenie sztucznej inteligencji w całej organizacji. Firma rozpoczęła od kontrolowanej grupy pracowników, którzy mogą sprawdzić, w jakich zadaniach Copilot przynosi realne korzyści.

Takie podejście pozwala:

• ocenić przydatność rozwiązania w konkretnych działach,
• zebrać doświadczenia użytkowników,
• przygotować dobre praktyki,
• podjąć świadomą decyzję o dalszym rozwoju,
• uniknąć zakupu licencji bez określonego celu.

Microsoft opisuje Microsoft 365 Copilot jako rozwiązanie AI przeznaczone do pracy i zintegrowane ze środowiskiem Microsoft 365.

W tym przypadku wdrożenie Copilot było możliwe dlatego, że wcześniej uporządkowano podstawy: konta, pocztę, dostęp do usług i środowisko Microsoft 365.

Sztuczna inteligencja nie zastąpi porządku w firmowym IT. Może jednak stać się kolejnym etapem rozwoju dobrze przygotowanej organizacji.

Dlaczego ten projekt był czymś więcej niż zmianą poczty?

Na początku klient chciał odejść od tradycyjnej poczty hostingowej. Po zakończeniu projektu zyskał jednak znacznie więcej niż nowe skrzynki.

Firma otrzymała:

• środowisko Microsoft 365 dla niemal stu użytkowników,
• przeniesioną historię firmowej korespondencji,
• zachowane dotychczasowe adresy e-mail,
• spójniejsze zarządzanie kontami pracowników,
• licencje dopasowane do stanowisk,
• wsparcie użytkowników podczas zmiany,
• możliwość dalszego rozwoju usług chmurowych,
• przygotowaną podstawę do pilotażu Microsoft 365 Copilot.

Najważniejszym efektem projektu nie była więc sama migracja poczty do Microsoft 365.

Było nim stworzenie środowiska, które może rozwijać się razem z firmą.

Co zdecydowało o powodzeniu migracji?

W podobnych projektach technologia jest tylko jednym z elementów sukcesu. Równie ważne są planowanie, komunikacja i zrozumienie sposobu działania organizacji.

W tym przypadku znaczenie miały cztery zasady.

Projekt rozpoczął się od potrzeb biznesowych

Nie zaczęliśmy od wyboru narzędzi. Najpierw ustaliliśmy, w jaki sposób firma pracuje, które obszary są kluczowe i jakie problemy ma rozwiązać nowe środowisko.

Tak samo podchodzimy do doradztwa IT dla firm: technologia powinna wynikać z potrzeb organizacji, a nie odwrotnie.

Migracja została podzielona na etapy

Nie wykonywaliśmy wszystkich zmian w jednym momencie. Projekt był realizowany w sposób, który pozwalał kontrolować postęp i ograniczać ryzyko dla bieżącej działalności.

Użytkownicy zostali przygotowani

Pracownicy otrzymali informacje i pomoc. Dzięki temu zmiana nie była dla nich niespodziewanym problemem, lecz zaplanowanym etapem rozwoju firmy.

Wdrożenie nie zakończyło się po przeniesieniu skrzynek

Po przejściu do Microsoft 365 środowisko zostało sprawdzone, a użytkownicy otrzymali wsparcie. Firma nie została sama z nowym systemem.

Czy Twoja firma także wyrosła z tradycyjnej poczty?

Poczta hostingowa nie zawsze jest złym rozwiązaniem. W wielu małych firmach może wystarczać przez lata.

Warto jednak rozważyć zmianę, gdy:

• liczba pracowników systematycznie rośnie,
• użytkownicy korzystają z wielu niezależnych kont,
• wdrożenie nowej osoby zajmuje zbyt dużo czasu,
• trudno ustalić, kto ma dostęp do firmowych danych,
• pracownicy potrzebują sprawnego dostępu spoza biura,
• firma planuje wdrażać kolejne usługi chmurowe,
• zarząd chce ograniczyć zależność od pojedynczych dostawców i ręcznych działań,
• organizacja myśli o wykorzystaniu Microsoft 365 Copilot.

W takiej sytuacji migracja poczty może być dobrym pierwszym krokiem do uporządkowania całego środowiska pracy.

Planujesz migrację poczty do Microsoft 365?

W NodeIT pomagamy firmom przechodzić z tradycyjnych usług hostingowych do Microsoft 365.

Analizujemy obecne środowisko, dobieramy licencje, przygotowujemy plan zmiany, przenosimy skrzynki i wspieramy pracowników po uruchomieniu nowych usług. Możemy przeprowadzić cały projekt lub współpracować z wewnętrznym działem IT klienta.

Zobacz również nasze pozostałe realizacje IT dla firm oraz pełny zakres usług IT NodeIT.

Rozważasz przejście do Microsoft 365? Skontaktuj się z NodeIT i opowiedz nam, jak obecnie działa poczta w Twojej firmie. Przygotujemy możliwy scenariusz migracji bez niepotrzebnego technicznego chaosu.

FAQ – migracja poczty do Microsoft 365

Czy podczas migracji firma traci dostęp do poczty?

Dobrze przygotowany projekt pozwala ograniczyć wpływ zmiany na codzienną pracę. Harmonogram migracji ustala się tak, aby pracownicy mogli nadal komunikować się z klientami i współpracownikami.

Czy można zachować dotychczasowe adresy e-mail?

Tak. Firma może nadal korzystać z własnej domeny i dotychczasowych adresów. Dla klientów oraz partnerów biznesowych zmiana może być praktycznie niewidoczna.

Czy stare wiadomości zostaną przeniesione?

Zakres migracji ustala się przed rozpoczęciem projektu. W większości przypadków możliwe jest przeniesienie dotychczasowej korespondencji i struktury folderów do nowych skrzynek.

Czy trzeba wymieniać wszystkie komputery?

Nie. Migracja poczty do Microsoft 365 nie oznacza automatycznie konieczności wymiany sprzętu. Przed wdrożeniem warto jednak sprawdzić, czy używane urządzenia i oprogramowanie są odpowiednio przygotowane.

Czy lokalne konta pracowników mogą działać razem z Microsoft 365?

Tak. Środowisko lokalne może zostać połączone z Microsoft Entra ID. Pozwala to stworzyć spójniejszy sposób zarządzania kontami używanymi w firmie i w usługach chmurowych.

Czy każdy pracownik musi mieć taką samą licencję?

Nie. Licencje można dopasować do obowiązków poszczególnych osób. Pracownik biurowy, użytkownik korzystający głównie z poczty i osoba pracująca z Microsoft 365 Copilot mogą potrzebować różnych zestawów usług.

Czy migrację można przeprowadzić etapami?

Tak. W większych organizacjach etapowe przejście często pozwala lepiej przygotować użytkowników i ograniczyć wpływ zmiany na działalność firmy.

Czy Microsoft 365 jest rozwiązaniem tylko dla dużych przedsiębiorstw?

Nie. Microsoft oferuje warianty przeznaczone również dla małych i średnich firm. Najważniejsze jest właściwe dobranie licencji oraz zakresu wdrożenia do liczby użytkowników i sposobu pracy organizacji.