Serwer czy chmura? Bezpieczne rozwiązania IT dla księgowości
Wstęp
W dobie cyfryzacji, księgowość coraz częściej korzysta z nowoczesnych narzędzi IT. Jednym z kluczowych wyborów, przed którym stają biura rachunkowe, jest decyzja: serwer lokalny czy chmura? W artykule wyjaśniamy, czym różnią się te rozwiązania, jak wpływają na bezpieczeństwo danych, zgodność z RODO oraz rozwój księgowości.
Serwer lokalny – tradycyjne podejście
Serwer lokalny to fizyczne urządzenie znajdujące się w biurze, które przechowuje dane księgowe. Jego zaletą jest pełna kontrola nad infrastrukturą – dostęp do danych nie zależy od internetu, a ich lokalizacja jest znana.
Zalety:
- Pełna kontrola nad dostępem
- Brak zależności od zewnętrznych dostawców
- Możliwość fizycznego zabezpieczenia
Wady
- Wysokie koszty utrzymania i serwisowania
- Konieczność ręcznego wykonywania kopii zapasowych
- Trudności w skalowaniu i aktualizacji
Księgowość w chmurze – nowoczesne rozwiązanie
Chmura to zdalne serwery dostępne przez internet. Księgowość w chmurze umożliwia pracę z dowolnego miejsca, automatyzację procesów i integrację z innymi systemami.
Korzyści
- Dostęp do danych 24/7 z każdego urządzenia
- Automatyczne aktualizacje i backupy
- Niższe koszty infrastruktury
- Skalowalność i elastyczność
Wyzwania
- Konieczność wyboru zaufanego dostawcy
- Zgodność z RODO i lokalizacją serwerów
- Potrzeba edukacji pracowników
Bezpieczeństwo danych – co musisz wiedzieć
Bezpieczeństwo danych księgowych to fundament każdej działalności. W chmurze stosuje się zaawansowane metody szyfrowania, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz monitoring dostępu.
Zalecenia:
- Wybieraj dostawców z certyfikatami ISO 27001
- Korzystaj z szyfrowania danych w spoczynku i transmisji
- Wdrażaj polityki dostępu i regularne audyty
Zgodność z RODO – obowiązki księgowych
RODO nie zabrania korzystania z chmury, ale nakłada konkretne obowiązki:
- Umowa powierzenia przetwarzania danych – musi zawierać zakres, cel i środki ochrony.
- Lokalizacja danych – najlepiej w UE lub krajach z decyzją o adekwatności.
- Prawo do usunięcia danych – klient musi mieć możliwość zarządzania swoimi danymi.
- Zgoda na przetwarzanie – musi być świadoma i udokumentowana.
Kopie zapasowe – jak je tworzyć i przechowywać
Backup to podstawa bezpieczeństwa. W chmurze kopie zapasowe są wykonywane automatycznie, często w kilku lokalizacjach.
Najlepsze praktyki:
- Backup codzienny lub tygodniowy
- Testowanie przywracania danych
- Przechowywanie kopii w różnych lokalizacjach
- Szyfrowanie backupów
Ustawa o rachunkowości a cyfrowe rozwiązania
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość, dostępność i integralność. Chmura spełnia te wymagania, pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia.
Narzędzia IT dla księgowości
Popularne rozwiązania:
- Comarch ERP Optima – integracja z e-fakturami
- SaldeoSMART – OCR i automatyczne księgowanie
- Xero – dla małych firm, dostępność mobilna
- Enova365 – dla średnich i dużych przedsiębiorstw
Kiedy warto wybrać serwer, a kiedy chmurę?
| Kryterium | Serwer lokalny | Chmura |
| Koszty początkowe | Wysokie | Niskie |
| Skalowalność | Ograniczona | Wysoka |
| Dostępność danych | Lokalna | Globalna |
| Backup | Ręczny | Automatyczny |
| Zgodność z RODO | Tak | Tak (z odpowiednim dostawcą) |
Przyszłość księgowości – automatyzacja i AI
Nowoczesne systemy księgowe coraz częściej wykorzystują sztuczną inteligencję do:
- Automatycznego rozpoznawania faktur
- Kategoryzacji wydatków
- Prognozowania finansowego
To nie tylko oszczędność czasu, ale też większa precyzja.
FAQ
Czy chmura jest zgodna z RODO?
Tak, pod warunkiem zawarcia odpowiedniej umowy i wyboru dostawcy spełniającego wymogi RODO.
Jakie dane księgowe wymagają szczególnej ochrony?
Dane osobowe klientów, faktury, raporty finansowe, dane pracowników.
Czy backup w chmurze jest wystarczający?
Tak, jeśli jest regularny, szyfrowany i testowany.
Jakie narzędzia IT są najbezpieczniejsze?
Te z certyfikatami ISO, szyfrowaniem danych i wsparciem technicznym.
Czy muszę mieć zgodę klienta na przechowywanie danych w chmurze?
Tak, zgodnie z RODO – zgoda musi być świadoma i udokumentowana.
Podsumowanie
Wybór między serwerem a chmurą to decyzja strategiczna. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub odpowiadasz za księgowość w firmie, warto skonsultować się z działem IT lub inspektorem ochrony danych. Bezpieczeństwo danych to nie tylko obowiązek, ale też przewaga konkurencyjna.
Zastanawiasz się, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy?
Skontaktuj się z ekspertem IT i wybierz technologię, która wspiera rozwój Twojej księgowości.