IT dla Kancelarii w Łodzi – Bezpieczeństwo i Wydajność
Wyzwania kancelarii przed wdrożeniem rozwiązań IT
Kancelarie prawne, operujące na wrażliwych danych klientów, stoją przed wyjątkowymi wyzwaniami w zakresie bezpieczeństwa i organizacji pracy. Nasz klient, kancelaria prawna z Łodzi, zmagał się z:
- Brakiem efektywnego systemu wymiany plików i współpracy między pracownikami.
- Korzystaniem z publicznych skrzynek e-mail, takich jak Gmail czy Onet, co mogło narazić kancelarię na naruszenia przepisów RODO.
- Brakiem odpowiednich zabezpieczeń przed cyberzagrożeniami.
- Niewystarczającymi rozwiązaniami do wykonywania kopii zapasowych.
Wszystkie te czynniki ograniczały efektywność pracy i zwiększały ryzyko potencjalnych strat danych oraz konsekwencji prawnych.
Rozwiązania wdrożone przez NodeIT
Aby sprostać wyzwaniom klienta, zaprojektowaliśmy kompleksowe rozwiązanie IT, które zwiększyło wydajność pracy, poprawiło bezpieczeństwo i zapewniło zgodność z obowiązującymi przepisami.
Wdrożenie Microsoft 365
Pierwszym krokiem było wdrożenie pakietu Microsoft 365, który wprowadził nowoczesne narzędzia pracy zespołowej:
- OneDrive dla Firm: Wszystkie dokumenty kancelarii są teraz przechowywane w chmurze, co umożliwia szybki dostęp do plików z dowolnego miejsca oraz łatwą ich współpracę w czasie rzeczywistym.
- Teams: Usprawniliśmy komunikację w kancelarii, umożliwiając organizowanie wideokonferencji, wymianę informacji w grupach roboczych oraz integrację z dokumentami.
- Edytowanie w czasie rzeczywistym: Pracownicy kancelarii mogą teraz jednocześnie edytować te same dokumenty, eliminując problemy związane z wieloma wersjami plików.
- Poczta biznesowa: Zastąpiliśmy publiczne skrzynki e-mail (np. Gmail, Onet) profesjonalną pocztą Microsoft 365, która oferuje szyfrowanie wiadomości, zwiększając bezpieczeństwo i zgodność z RODO.
- Synchronizowane kalendarze: Zespół kancelarii może teraz w czasie rzeczywistym zarządzać spotkaniami i zadaniami. Wspólne kalendarze ułatwiają planowanie pracy i efektywne wykorzystanie czasu.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Zwróciliśmy uwagę na bezpieczeństwo danych klientów kancelarii:
- Publiczne skrzynki e-mail a RODO: Zgodnie z Art. 32 RODO, organizacje są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony danych osobowych. Korzystanie z publicznych serwisów e-mail, takich jak Gmail, Onet czy WP, przy przesyłaniu danych wrażliwych, mogło narazić kancelarię na naruszenie przepisów.
- Poczta biznesowa Microsoft 365: Wdrożyliśmy pocztę z szyfrowaniem, co zapewnia ochronę danych przesyłanych w wiadomościach.
Ochrona infrastruktury IT
Zwróciliśmy uwagę na bezpieczeństwo danych klientów kancelarii:
- Endpoint Detection and Response (EDR): Na wszystkich komputerach kancelarii wdrożyliśmy system EDR, który monitoruje i reaguje na podejrzane aktywności. Chroni on urządzenia przed atakami typu ransomware, phishing i innymi zagrożeniami.
- Autoryzacja kluczami Yubico: Wdrożyliśmy sprzętowe klucze Yubico, które umożliwiają dwuskładnikowe uwierzytelnianie podczas logowania do Microsoft 365. Dzięki temu konto kancelarii jest skutecznie chronione przed przejęciem.
Kopie zapasowe na Synology
Zainstalowaliśmy urządzenie Synology, które pełni rolę centralnego systemu backupowego:
- Automatyczne kopie zapasowe: Dane są regularnie kopiowane i przechowywane zgodnie z zasadą 3-2-1.
- Szybkie przywracanie danych: W przypadku awarii lub cyberataku kancelaria może natychmiast przywrócić utracone informacje.
Korzyści wynikające z wdrożenia
Po wdrożeniu rozwiązań IT przez NodeIT kancelaria osiągnęła następujące korzyści:
Zwiększona wydajność pracy – Dzięki integracji z Microsoft 365 praca na dokumentach stała się bardziej zorganizowana, a zespół zyskał możliwość współpracy w czasie rzeczywistym.
Zabezpieczenie danych klientów – Nowoczesne narzędzia, takie jak EDR i klucze Yubico, eliminują ryzyko wycieku danych, co jest kluczowe w branży prawniczej.
Zgodność z przepisami RODO – Wyeliminowanie publicznych skrzynek e-mail oraz wdrożenie szyfrowanej poczty biznesowej pozwoliło kancelarii działać zgodnie z wymogami prawnymi.
Niezawodność infrastruktury IT – Dzięki backupom Synology kancelaria może funkcjonować bez obaw o utratę danych, nawet w przypadku awarii.
Ciekawostki z wdrożenia
- W ciągu miesiąca po wdrożeniu zespół kancelarii zaoszczędził średnio 15 godzin pracy tygodniowo dzięki lepszej organizacji dokumentów.
- System EDR zapobiegł potencjalnemu atakowi ransomware, wykrywając i blokując podejrzany plik załączony do e-maila.
- Autoryzacja kluczami Yubico została szczególnie doceniona przez pracowników, którzy szybko zauważyli jej łatwość użytkowania i dodatkową ochronę.
Plany na przyszłość: Wdrożenie Microsoft Copilot
W najbliższych miesiącach kancelaria planuje wdrożenie innowacyjnego narzędzia Microsoft Copilot, które zrewolucjonizuje sposób pracy z dokumentami i komunikacją. Dzięki funkcjom opartym na sztucznej inteligencji kancelaria zyska m.in.:
- Automatyzację zadań biurowych: Przyspieszenie tworzenia dokumentów prawnych poprzez automatyczne generowanie treści na podstawie wytycznych.
- Inteligentne podsumowania: Tworzenie streszczeń wiadomości e-mail i dokumentów, co pozwoli na szybsze podejmowanie decyzji.
- Efektywne planowanie: Propozycje harmonogramów i przypomnień na podstawie analizy kalendarzy oraz zadań zespołu.
Dzięki wdrożeniu Copilot kancelaria prawna w Łodzi nie tylko zwiększy wydajność, ale także utrzyma swoją pozycję jako lidera w wykorzystaniu nowoczesnych technologii w sektorze prawnym.
Podsumowanie
Wdrożenie rozwiązań IT przez NodeIT pozwoliło kancelarii prawnej w Łodzi działać efektywnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki Microsoft 365, systemowi EDR, autoryzacji kluczami Yubico i kopiom zapasowym na Synology, kancelaria zyskała nowoczesne narzędzia wspierające codzienną pracę i bezpieczeństwo danych.