Kompleksowa obsługa IT dla sieci sklepów | Case Study Retail
Case Study: Jak uratowaliśmy sieć 60 sklepów przed paraliżem operacyjnym? Kompleksowa obsługa IT w branży Retail.
Wyobraź sobie chaos. 60 sklepów w całej Polsce, w których systemy sprzedaży działają z opóźnieniem. Frustracja pracowników sięga zenitu, a klienci, zamiast spokojnie robić zakupy, denerwują się w coraz dłuższych kolejkach. W centrali firmy telefony się urywają, a kluczowe raporty generują się w nieskończoność. To nie scenariusz filmu, a realna sytuacja biznesowa, z którą zgłosił się do nas klient – znana sieć detaliczna zatrudniająca łącznie 250 osób.
Punktem zapalnym była infrastruktura serwerowa, która nie wytrzymywała obciążenia. To od niej zaczęliśmy naszą współpracę, która szybko przekształciła się w kompleksową opiekę informatyczną, obejmującą każdy element technologicznego ekosystemu firmy – od serwerowni po pojedynczy terminal płatniczy w sklepie.
Wyzwanie: Infrastruktura na skraju wydolności
Gdy rozpoczęliśmy audyt, zastaliśmy system, który był tykającą bombą. Główne problemy, które zdiagnozowaliśmy, miały wpływ na każdy aspekt działalności firmy:
- Paraliż centrali: Przestarzałe serwery nie były w stanie obsłużyć bazy danych o wielkości 2 TB. Powodowało to nieustanne przestoje, uniemożliwiało analizę danych sprzedażowych i generowało ogromne ryzyko utraty ciągłości działania.
- Chaos w sklepach: Każda awaria w centrali powodowała efekt domina w 60 placówkach. Transakcje na terminalach POS były spowolnione, a praca na systemach wewnętrznych była źródłem codziennej frustracji dla 150 pracowników sklepów.
- Brak spójnego systemu bezpieczeństwa: Rozproszona infrastruktura bez centralnego zarządzania bezpieczeństwem stanowiła otwarte zaproszenie dla cyberzagrożeń.
- Niewydajna i niestabilna sieć: Komunikacja między centralą a sklepami była zawodna, co dodatkowo pogłębiało problemy operacyjne.
- Nieoptymalne koszty: Klient ponosił wysokie koszty licencji Microsoft 365, które nie były dopasowane do realnych potrzeb 250 użytkowników.
Celem nie była zwykła naprawa. Celem była budowa fundamentu technologicznego, który nie tylko rozwiąże obecne problemy, ale zapewni stabilność, bezpieczeństwo i skalowalność na lata.
Strategia: Dwa fronty, jeden cel – stabilność i rozwój
Błyskawiczna modernizacja infrastruktury serwerowej
Wiedzieliśmy, że nie ma czasu do stracenia. Naszym pierwszym krokiem była całkowita modernizacja środowiska serwerowego. Zaprojektowaliśmy, dostarczyliśmy i wdrożyliśmy nowe, wydajne serwery, dobrane precyzyjnie pod kątem obciążenia generowanego przez 2-terabajtową bazę danych i systemy wspierające sprzedaż. Wymiana sprzętu odbyła się w sposób minimalizujący ryzyko przestoju, zapewniając płynne przejście na nową architekturę.
Wdrożenie tarczy ochronnej – Firewall nowej generacji (NGFW)
Bezpieczeństwo danych w branży retail to absolutny priorytet. Dlatego w centralnym punkcie sieci wdrożyliśmy zaawansowany firewall NGFW (Next-Generation Firewall). To urządzenie stało się strażnikiem całej firmowej sieci, kontrolującym i filtrującym cały ruch przychodzący i wychodzący. Zapewnia ono ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, próbami włamań i innymi cyberzagrożeniami.
Gwarancja ciągłości biznesu – Backup i redundancja
W biznesie, gdzie każda minuta przestoju to realna strata finansowa, nie ma miejsca na kompromisy. Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zautomatyzowany system backupu, który wykonuje różnicowe kopie zapasowe kluczowej bazy danych co godzinę. Oznacza to, że w przypadku jakiejkolwiek awarii, firma może odtworzyć dane z maksymalnie godzinną stratą, co w praktyce eliminuje ryzyko paraliżu.
Architektura sieci SD-WAN – stabilność dla każdej placówki
Aby połączyć 60 sklepów z centralą w sposób wydajny i niezawodny, wdrożyliśmy nowoczesną technologię SD-WAN (Software-Defined Wide Area Network). To inteligentne rozwiązanie, które dynamicznie zarządza ruchem sieciowym. Każda placówka została wyposażona w urządzenie z podwójnym łączem internetowym (Dual WAN) od dwóch różnych dostawców. W przypadku awarii jednego łącza, ruch jest automatycznie przełączany na drugie, co zapewnia nieprzerwaną komunikację z centralą.
Bezpieczeństwo i kontrola na poziomie sklepu
Każdy ze sklepów został wyposażony w router z funkcją filtrowania ruchu, stanowiący lokalną barierę ochronną. Dzięki centralnemu zarządzaniu przez SD-WAN, mamy pełną kontrolę nad politykami bezpieczeństwa w każdej lokalizacji, zapewniając spójny standard ochrony w całej sieci.
Niezawodność w punkcie sprzedaży (POS) i na zapleczu
Zapewniliśmy pełne wsparcie dla krytycznych urządzeń w sklepach. Każdy punkt sprzedaży (POS) wraz z drukarką fiskalną został podłączony do zasilacza awaryjnego UPS. Dzięki temu krótkie przerwy w dostawie prądu nie przerywają transakcji i nie generują kolejek. Nasza opieka objęła również monitoring CCTV i bramki wejściowe zliczające klientów, integrując je w spójny i zarządzany ekosystem.
Optymalizacja, która generuje oszczędności
Nasza rola nie kończy się na sprzęcie i sieci. Jako partner technologiczny, patrzymy na całościowy koszt posiadania technologii (TCO). Przeprowadziliśmy szczegółowy audyt licencji Microsoft 365 dla wszystkich 250 pracowników.
Zidentyfikowaliśmy, że wielu użytkowników posiadało pakiety z narzędziami, których nigdy nie używali. Przygotowaliśmy i wdrożyliśmy plan optymalizacji licencji, dopasowując pakiety do realnych potrzeb poszczególnych działów i stanowisk. Dostarczyliśmy nowe, odpowiednio dobrane licencje, generując dla klienta wymierne, comiesięczne oszczędności, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej funkcjonalności.
Rezultaty: Od frustracji i chaosu do pełnej kontroli
Transformacja, którą przeprowadziliśmy, przełożyła się na konkretne, mierzalne korzyści biznesowe:
- Zero nieplanowanych przestojów w systemach sprzedaży w sklepach.
- Wzrost wydajności pracy o 40% w centrali dzięki stabilnym i szybkim systemom.
- Pełne bezpieczeństwo danych firmowych i klientów dzięki wielowarstwowej ochronie.
- Wzrost satysfakcji pracowników i znacząca poprawa jakości obsługi klienta.
- Oszczędności rzędu 25% na kosztach licencji oprogramowania biurowego.
- Skalowalna i elastyczna infrastruktura gotowa na otwieranie nowych placówek i dalszy rozwój biznesu.
Zastąpiliśmy technologiczną niepewność solidnym fundamentem, który pozwala firmie skupić się na tym, co najważniejsze – na sprzedaży i rozwoju.